Hinweisgebersystem und Beschwerdemanagement
nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
Im Rahmen unserer Compliance-Strategie haben wir mit Herrn Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M., ein digitales Hinweisgebersystem eingerichtet. Herr Rechtsanwalt Dr. Carsten Thiel von Herff steht als unabhängiger Vertrauensanwalt (Ombudsmann) zur Verfügung. Alle Mitarbeiter*innen, Geschäftspartner*innen, Lieferant*innen, Kund*innen oder sonstige Dritte können sich vertraulich und auch anonym an ihn wenden.
Themen, bei denen der Vertrauensanwalt als Ansprechpartner fungieren kann, sind z.B.:
- Korruption / Bestechung
- Diebstahl, Betrug
- Diskriminierung
- Fehlverhalten
- Wettbewerbs- / Kartellverstöße
- Mobbing
- Sexuelle Belästigung
- Verstöße gegen Arbeitssicherheitsrichtlinien, Datenschutzvorgaben, Qualitätssicherheitsrichtlinien oder Umweltschutzvorgaben
- Weitergabe vertraulicher Informationen
Der Vertrauensanwalt nimmt Hinweise auf mögliche Verstöße gegen Gesetze oder interne Regeln entgegen (Hinweismanagement). Zudem ist das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (Verfahrensordnung) bei ihm angesiedelt. Das Beschwerdeverfahren ermöglicht Personen, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln eines Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich, eines unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferers entstanden sind.
Die Hinweisgebermeldeplattform ist in verschiedenen Sprachen verfügbar.
Vorgehen bei Hinweisen
Sobald ein Hinweis beim Vertrauensanwalt eingegangen ist, prüft dieser den Hinweis auf Plausibilität. Falls sich ein Verdacht auf eine Verletzung von Strafgesetzen oder ein Verstoß gegen interne Verhaltensregeln – beispielweise gegen den Mestemacher Verhaltenskodex – ergibt, leitet er unter Absprache mit dem Hinweisgeber den Hinweis, ggf. auch anonymisiert, an die Gesamtgeschäftsführung der Mestemacher Management GmbH weiter. Der Vertrauensanwalt begleitet den Vorgang, während die Gesamtgeschäftsführung der Mestemacher Management GmbH eine Untersuchung des übermittelten Sachverhalts veranlasst. Die rechtliche Bewertung des untersuchten Sachverhalts und die Festlegung geeigneter Maßnahmen zur Beseitigung und Verhinderung inkorrekter Geschäftspraktiken erfolgen gemeinsam mit dem Vertrauensanwalt. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber hierüber im Rahmen des rechtlich Möglichen informiert. Zusätzlich kann sich der Hinweisgeber jederzeit über den Stand des Vorgangs erkundigen.
Anonymität und Schutz des Hinweisgebers
Zu jedem Zeitpunkt ist die Anonymität des Hinweisgebers gewährleistet, soweit dies vom Hinweisgeber gewünscht wird. Es ist deshalb grundsätzlich möglich, dass Hinweise durch den Vertrauensanwalt anonym an die Gesamtgeschäftsführung der Mestemacher Management GmbH weitergeleitet werden. Sämtliche Kommunikation erfolgt dann im Weiteren über den Vertrauensanwalt, der der anwaltlichen Schweigepflicht unterliegt.
Der Schutz des Hinweisgebers ist ein wesentlicher Bestandteil bei der Bearbeitung der Anliegen. Der Hinweisgeber ist vor allem dadurch geschützt, dass jede gegen ihn gerichtete Vergeltungshandlung nicht toleriert wird.
Dem Wunsch des Hinweisgebers nach dem Schutz seiner Identität steht das Interesse der von dem Hinweis betroffenen Personen an der Offenlegung des Sachverhaltes entgegen. Deshalb wird ein bewusster Missbrauch der Möglichkeit, Beschwerden und Hinweise abzugeben, nicht toleriert. Der Vertrauensanwalt darf bei einem vorsätzlichen Missbrauch des Hinweisgebersystems die Identität des Hinweisgebers gegenüber dem Unternehmen ausnahmsweise offen legen.
Kontaktmöglichkeiten
Hinweisgeber können ihre Hinweise über die digitale Meldeplattform, schriftlich (E-Mail, Brief, Fax), telefonisch oder persönlich an Herrn Dr. Carsten Thiel von Herff übermitteln:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D – 33602 Bielefeld
Tel.: 0521 / 55 7 333 0
Fax: 0521 / 55 7 333 44
Mobil: 0151 / 58 2 303 21
vertrauensanwalt@thielvonherff.de
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